SMART WORKING: Ecco il modo migliore per affrontarlo

La pandemia da Coronavirus ci ha costretti tutti a dei grandi e improvvisi cambiamenti, molti dei quali legati al mondo del lavoro. Oggi tutti conosciamo il significato della parola Smart Working, ma come affrontare questo radicale cambiamento del mondo del lavoro?Ecco quindi il modo migliore per capire e affrontare lo smart working senza timori. 

Smart working teams

 

Cosa cambia per i lavoratori durante questo lungo periodo di lavoro intelligente?

Molte cose cambiano, in particolare quando i periodi diventano più lunghi e inizi a perdere alcuni rituali. Dall’abbigliamento, come non indossare giacca e cravatta tutti i giorni, o un abito, fino alle ore lavorative, come sembra che tu viva in uno strano continuum temporale. Mancano la tua scrivania e ritmi precisi. In realtà, però, bisogna dire che oggi non ci troviamo in una vera situazione di lavoro intelligente, perché ciò comporta un’alternanza tra casa e ufficio: è più appropriato parlare di lavoro forzato o di lavoro in emergenza. 

E ci sono dei rischi?

Il principale è forse che coloro che apprezzano il vero lavoro intelligente dopo una tale abbuffata potrebbero semplicemente voler andare a lavorare in ufficio e nessuno di voi che non l’ha mai sperimentato potrebbe considerarlo una mostruosità. Oggi mancano due aspetti fondamentali del lavoro intelligente: leadership e obiettivi. Le persone navigano a vista e l’aspetto della pianificazione è stato ignorato. Molti lavoratori possono sentirsi isolati e le videoconferenze non risolvono il problema. 

E per le aziende, cosa sta cambiando?

Un’azienda cerca di ridurre al minimo il danno e questo è il momento opportuno per comprendere la capacità dei propri manager e lavoratori di esibirsi quando sottoposti a stress. Un cambiamento importante riguarda anche l’impossibilità di affrontare una crisi in modo informale. Lasciatemi spiegare questo in modo diverso: quante volte abbiamo risolto un problema per la nostra attività quando siamo stati alla macchina del caffè, in un corridoio o durante una pausa pranzo? Vedete, queste situazioni si verificano meno spesso durante il lavoro intelligente forzato e gli strumenti di comunicazione che abbiamo, non importa quanto sofisticati, limitano il dibattito. 

Cosa dovrebbe fare un buon capo per gestire il proprio gruppo in una situazione lavorativa intelligente?

Fornire feedback e obiettivi, un minimo di comandi, un minimo di controlli e lasciare al team lo spazio e l’autonomia di cui hanno bisogno senza cercare di imporre l’organizzazione dei desktop di altre persone, consentendo a ciascuna persona di organizzare i propri. Sono richiesti obiettivi, non creare un programma; ogni persona deve crearne una propria con ampio margine di libertà discrezionale. Non dovrebbe essere il telelavoro, anche perché il telelavoro è un fallimento. Questa dovrebbe essere una chiamata di allarme importante per chiunque voglia gestire il proprio orario di lavoro a casa.

Come dovrebbe essere organizzato il lavoro a casa?

I lavoratori devono dotarsi dei ritmi, dei tempi e dei luoghi necessari per svolgere il proprio lavoro. Devono creare un’area dedicata. Sfortunatamente, tuttavia, le nostre case non sono adeguate per tale uso, in particolare quando sono abitate da tutti i membri della famiglia. Quindi hai bisogno di un programma di pianificazione per tutti, concentrato e su base settimanale. Questo è difficile, tuttavia, perché non tutti sono abituati e in ufficio, in generale, c’è qualcun altro che lo fa per tutti. Questa situazione rappresenta un forte stimolo verso pratiche di lavoro autonome.

Questa miscela si traduce in un lavoro che si intromette anche nelle relazioni familiari: è una cosa buona o cattiva?

Per un aspetto è positivo, poiché viene creata una certa quantità di mescolanza e le persone condividono le cose molto di più. Questa può essere una buona cosa, anche se per alcuni argomenti è importante creare uno spazio dedicato solo al lavoro e mantenerlo privato. Perché quando siamo al lavoro, siamo abituati ad affrontare un certo livello di problemi che è preferibile che i nostri figli non ascoltino, in modo che non si preoccupino di loro. Per alcune chiamate sono necessarie le cuffie: una cosa è parlare ai tuoi figli o alle tue mogli o mariti delle conversazioni sul posto di lavoro, ma un’altra è far loro sentire queste cose mentre accadono. I bambini piccoli possono diventare molto spaventati e devi prestare molta attenzione a questo aspetto. Se ti sentono parlare di perdite di bilancio, ad esempio, potrebbero pensare che il lavoro di mamma o papà sia a rischio. Le aree di lavoro non sono solo utili per concentrarsi, ma anche per creare una distanza emotiva. Allo stesso modo in cui è una buona idea che i genitori non siano presenti durante i test scolastici online dei loro figli, allo stesso tempo per i bambini è una buona idea che non partecipino alle discussioni di lavoro online dei loro genitori.

Come dovresti impostare il lavoro intelligente in modo tale che le persone non siano sopraffatte?

Hai bisogno di un senso dello scopo. Una delle caratteristiche del lavoro intelligente è lavorare verso obiettivi, anche a medio termine, e disporre di un sistema di feedback. È importante istituire un sistema in cui i responsabili possano prendersi un momento per verificare come procede l’attività e comunicare la propria vicinanza, senza cercare di organizzare tutto.

E come si può gestire il tempo, visto che gli incontri iniziano la mattina e finiscono la sera?

La soluzione è pianificare la giornata e creare orari per gli incontri con i colleghi. Una buona idea è incoraggiare i tuoi colleghi a fare una chiacchierata al di fuori delle chiamate di lavoro. Alcuni potrebbero telefonarsi prima dei pasti per augurarsi “Bon Appétit”; qualcosa di sciocco, ma in realtà non così sciocco, poiché questo non è altro che la necessità di mantenere legami. Mentre in precedenza avrebbero potuto andare insieme per prendere un aperitivo, ora tutto diventa virtuale.

Le persone hanno bisogno di mantenere quelle piccole abitudini quotidiane che hanno avuto con gli altri e forse anche per se stesse?

Certamente, per gli uomini, ad esempio, per radersi e per le donne che si occupano della loro pettinatura. Questi aspetti aiutano a combattere un tocco di depressione, ma non influenzano gli aspetti relazionali. Con altre persone potrebbe essere utile entrare in contatto solo per guardare un film insieme, perché riuscire a coltivare le relazioni è di fondamentale importanza. Possiamo suggerire l’un l’altro libri e film e in certi momenti possiamo sicuramente annoiarci. Se in precedenza il nostro collega era anche la persona con cui abbiamo confidato problemi e preoccupazioni sul lavoro, è una buona idea trovare un modo per continuare a farlo anche adesso!

Condividere la tua intimità domestica, dai vestiti di casa alle foto appese alle pareti, cambierà qualcosa nel rapporto tra colleghi?

In questi tempi è difficile avere chiamate aggressive; le voci sono generalmente più calme, più collaborative rispetto al normale trambusto sul posto di lavoro. È raro che qualcuno indossi una giacca e una cravatta per una chiamata. C’è un maggior livello di informalità durante le videoconferenze, e questo è dettato dai tempi in cui viviamo e dalla necessità di condividere, di avere relazioni. Anche mostrare le foto dietro di te è un bisogno di comunicare. Quanto rimarrà in seguito, tuttavia, dipende dalla profondità degli scambi di relazioni.

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